Basisdatensatz und Klientendatenerhebung

Der Basisdatensatz der AG STADO

Bereits seit 1989 gibt es ein bundesweit standardisiertes Erhebungssystem von Klientendaten der sozialen Dienste und Einrichtungen der Wohnungslosenhilfe, nachdem im Herbst 1999 die in der eigens hierfür eingerichteten „Arbeitsgemeinschaft Statistik und Dokumentation auf Bundesebene für die Hilfen in besonderen Lebenslagen nach § 72 BSHG (heute: § 67 SGB XII) und vergleichbare Hilfearten“ (AG STADO 72) angestrebte Standardisierung eines gemeinsamen Grunddatensatzes abgestimmt und verabschiedet werden konnte.

Der seither mehrmals überarbeitete Basisdatensatz ist das Ergebnis einer kritischen Weiterentwicklung in der Praxis, deren Veränderungen und Anpassungen jeweils unter Berücksichtigung vorangegangener Vorstandsbeschlüsse der Bundesarbeitsgemeinschaft Wohnungslosenhilfe e.V. (BAG W) und der Bundesarbeitsgemeinschaft Straffälligenhilfe e.V. (BAG-S) von der AG STADO diskutiert und verabschiedet wurden. Ziel ist eine Standardisierung der in den Dokumentationssystemen der bundesdeutschen Wohnungslosenhilfe verwendeten Erhebungsvariablen und eine verbindliche Umsetzung der darin festgeschriebenen Erhebungslogik in den Softwarelösungen, die in den Einrichtungen und Diensten zur Anwendung kommen.

Die Standardisierung der zu erhebenden Daten wurden von der BAG W und BAG-S gemeinsam vorgenommen mit dem Ziel, einen möglichst großen Bereich in gleicher Art und Weise erheben zu können. Dieser gemeinsame Bereich stellt den so genannten Grunddatensatz (im Manual am Kürzel GDS zu erkennen) dar. Er umfasst momentan 15 Variablen, zu denen neben neun personenbezogenen Variablen wie Alter, Geschlecht und Familienstand auch sechs so genannte Kontextvariablen gehören, die Auskunft über die Art des Hilfeangebots, das Bundesland des jeweiligen Hilfeangebots und die Betreuungsdauer geben. Sowohl für die Wohnungslosenhilfe als auch für die Straffälligenhilfe wird dieser Grunddatensatz jeweils durch einen spezifischen Fachdatensatz ergänzt.

Für die Wohnungslosenhilfe ist dies der Fachdatensatz Wohnungslosenhilfe (FDS-W) mit momentan 26 Variablen, für die Straffälligenhilfe ist dies der Fachdatensatz Straffälligenhilfe (FDS-S) mit momentan 7 Variablen. Damit ergibt sich aus den Variablen des Grunddatensatzes und den Variablen der Fachdatensätze für die Wohnungslosenhilfe der Basisdatensatz Wohnungslosenhilfe mit derzeit insgesamt 41 Variablen und für die Straffälligenhilfe der Basisdatensatz Straffälligenhilfe mit derzeit insgesamt 22 Variablen.

Darüber hinaus wurde für medizinisch-pflegerische Projekte, die in Wohnungslosenhilfe oder Straffälligenhilfe tätig sind und Einrichtungen und soziale Dienste der Wohnungslosenhilfe, die auch medizinisch-pflegerische Angebote vorhalten, ein Fachdatensatz Medizin (FDSM) mit momentan vier Variablen entwickelt. Gemeinsam mit ausgewählten Variablen des Grunddatensatzes sowie des Fachdatensatzes Wohnungslosenhilfe lässt sich mit den Variablen des Fachdatensatzes Medizin der Projektdatensatz Medizinische Versorgung (PMV) mit derzeit insgesamt 21 Variablen erstellen., der ausschließlich in organisatorisch selbständigen medizinisch-pflegerischen Projekten eingesetzt werden soll.

Schließlich wurde ein Teil der von der Wohnungslosenhilfe und der Straffälligenhilfe erhoben Variablen mit der Bundesarbeitsgemeinschaft der überörtlichen Träger der Sozialhilfe (BAGüS) abgestimmt und in einem so genannten Kerndatensatz (KDS) mit momentan 20 Variablen zusammengefasst.

Alle drei Fachdatensätze zusammengenommen bilden gemeinsam mit dem Grunddatensatz den Basisdatensatz AG STADO mit derzeit insgesamt 52 Variablen. Auf den Seiten der Bundesarbeitsgemeinschaft Wohnungslosenhilfe steht die jeweils aktuelle Fassung des Manuals zum Basisdatensatz zum Herunterladen zur Verfügung. Neben einer ausführlichen Beschreibung aller im Datensatz vorhandenen Variablen und ihren jeweiligen Ausprägungen (Kategorien) formuliert das Manual auch verbindliche Bedingungen für die Erfassung und Auswertung der KlientInnendaten für die Jahreserhebungen.

Klientendatenerhebung (KDE) und Statistikberichterstattung

Auf der Grundlage der jährlich erhobenen Daten erstellt und veröffentlicht die Bundesarbeitsgemeinschaft Wohnungslosenhilfe e.V. (BAG W) seit 1992 regelmäßig ihren Statistikbericht zur Lebenssituation wohnungsloser und von Wohnungslosigkeit bedrohter Menschen in Deutschland.

Die Berichte bieten den Diensten und Einrichtungen der Wohnungslosenhilfe in Deutschland vielfältige Informationen und Daten zur Entwicklung des Hilfesystems und damit eine Grundlage für Vergleiche mit lokalen oder regionalen Entwicklungen, aber auch mit der Situation in den Vorjahren. Sie sind darüber hinaus wichtige Datengrundlage für verbandspolitische Positionierungen in der Wohnungslosenhilfe und stellen eine unerlässliche Basis für statistikbasierte inhaltliche Debatten zu zentralen Fragestellungen in einem sozialpolitisch wichtigen Feld dar.

Mit den Statistikberichten zeichnet die Bundesarbeitsgemeinschaft Wohnungslosenhilfe ein detailliertes statistisches Bild der Lebenssituation der Menschen in den Einrichtungen und Diensten der Wohnungslosenhilfe in Deutschland, das von umso größerer Bedeutung ist, als eine bundeseinheitliche Wohnungsnotfall-Berichterstattung, wie von der BAG Wohnungslosenhilfe seit Jahrzehnten gefordert, bis heute nicht vorliegt.

Der Blick auf die quantitative Entwicklung der Erhebungen zeigt, dass es in den letzten Jahren gelungen ist, die Erhebungssituation immer weiter zu verbessern und auch in qualitativer Hinsicht zunehmend verlässlichere Daten zur Lebenssituation wohnungsloser oder von Wohnungslosigkeit bedrohter Menschen zusammen zu tragen.

Voraussetzungen für die Teilnahme am Dokumentationssystem zur Wohnungslosigkeit

Nur eine zeitnahe und flexible Verfügbarkeit von Klientendaten ermöglicht ein frühzeitiges Erkennen von Veränderungen in den Problemlagen der Menschen, die Wohnungslosenhilfe in Anspruch nehmen. Die Dokumentation des Hilfebedarfs, des Hilfeverlaufs und der Hilfeergebnisse ist daher Voraussetzung für eine Wohnungslosenhilfeplanung, eine kooperative Steuerung und eine Hilfeprozessplanung. Diese Dokumentationsaufgaben werden heute in den allermeisten Einrichtungen und Diensten der Wohnungslosenhilfe mit Hilfe unterschiedlicher Programmlösungen umgesetzt. An diese edv-technische Dokumentationsstruktur knüpft das Erhebungssystem der BAG W an.

Voraussetzung für die Teilnahme an den Klientendatenerhebungen der BAG W ist die Erfassung von Klientendaten mit einer Software, die die im Basisdatensatz der AG STADO formulierten Anforderung zur Dokumentation von Hilfeprozessen in der Wohnungslosenhilfe erfüllt, und die im jeweils gültigen Manual festgehaltenen Variablen zur Abfrage von Klientendaten nutzt.

Das zur Erfassung der Klientendaten eingesetzte Programm kann eine für das Hilfesystem entwickelte kommerzielle Softwarelösung sein, es kann sich dabei aber auch um eine individuelle, für den je spezifischen Bedarf in einer Einrichtung erstellte Lösung handeln.

Trotz der mittlerweile umfassenden Verbreitung von Computern auch in sozialen Organisationen stellt sich für viele Dienste und Einrichtungen weiterhin die Frage nach der Notwendigkeit spezieller Dokumentationssoftware – vor allem unter dem Gesichtspunkt der Kosten einer solchen Anschaffung. Prinzipiell gilt, dass durch den Einsatz geeigneter IT-Lösungen in der Regel hohe Effizienz- und Qualitätsgewinne erzielt werden können. Mittelfristig resultiert eine verbesserte Dokumentation der Hilfeprozesse auch in einer höheren Wirtschaftlichkeit, die angesichts veränderter Leistungsfinanzierung von immer größerer Bedeutung wird. Darüber hinaus sind verbesserte Leistungs- und Erfolgsnachweise gegenüber Kostenträgern und eine fundierte Argumentationsbasis gegenüber Politik und Öffentlichkeit weitere Qualitätseffekte.

Spürbare Qualitäts- und Effizienzgewinne durch IT-Anwendungen sind jedoch auch im Bereich der Dokumentation von Hilfeprozessen nur möglich, wenn das eingesetzte Programm die Anforderungen möglichst umfassend und präzise erfüllt. Das von der BAG W vergebene Prüfsiegel erhält Dokumentationssoftware, die den standardisierten Basisdatensatz der AG STADO beinhaltet und damit eine bundesweit einheitliche Dokumentation von Hilfen im Bereich der Wohnungslosenhilfe ermöglicht.

Eine Liste der jeweils aktuell mit einem Prüfsiegel versehenen Dokumentationssoftware finden Sie hier.

Datenschutz

Das technische Verfahren der Datenübertragung stellt sicher, dass der Datenschutz der KlientInnen der Wohnungslosenhilfe und der Daten liefernden Einrichtungen und Dienste in vollem Umfang gewährleistet wird. Die hierzu eingesetzte Software wandelt die personenbezogenen Daten der jeweiligen Softwareprogramme in statistische Aggregate um. Die so erzeugten Datenaggregate lassen in der Auswertungsphase keine Rückschlüsse mehr auf konkrete Personen zu. Anders als bei verschlüsselten Daten ist bei diesem Verfahren eine Rekonstruktion von Einzeldatensätzen ausgeschlossen.

Allgemeine Einrichtungsdaten, die mit dem Datensatz verbunden sind, werden darüber hinaus streng vertraulich behandelt und dienen innerhalb der BAG W lediglich als Grundlage für eine Prüfung der Qualität der gelieferten Daten.

Im Rahmen der Klientendatenerhebungen erfolgt ausschließlich eine Auswertung der aggregierten Daten auf Bundesebene, die Ergebnisse werden in den jährlich erscheinenden Statistikberichten publiziert. Auswertungen auf Landesebene werden nur nach Rücksprache mit den jeweiligen repräsentativen Landesinstitutionen der Wohnungslosenhilfe durchgeführt.