Es ist davon auszugehen, dass das Potenzial der Einrichtungen und Dienste, die an den Jahreserhebungen teilnehmen können, bisher noch nicht im ausreichenden Maße ausgeschöpft wird. Die Gründe für eine Nicht-teilnahme an den Erhebungen können einmal in einer fehlenden oder unzureichenden Ausstattung mit einer entsprechenden Dokumentationssoftware liegen, aber auch in fehlenden personellen Ressourcen für den Bereich Dokumentation oder einer mangelhaften Informationsbasis hinsichtlich der Voraussetzungen für eine Teilnahme an den Jahreserhebungen.
Das folgende Schaubild gibt einen Überblick über verschiede Wege zu einer Teilnahme an den Jahreserhebungen der BAG W und soll den Verantwortlichen der Einrichtungen und Dienste und ihrer Träger eine Entscheidungs- und Planungsgrundlage für die Einführung entsprechender Dokumentationssysteme geben. Ist eine solche Entscheidung getroffen, hat sich die Benennung eines/einer Beauftragten für den Bereich Dokumentation als wichtiger Schritt zur weiteren Entwicklung erwiesen. Für die Einführung eines entsprechenden Dokumentationssystems ist nach bisherigen Erfahrungen aus dem Hilfesystem eine Vorlaufzeit von mindestens einem Jahr zu veranschlagen, um alle notwendigen Schritte zu planen und umzusetzen. Dabei ist zu beachten, dass die Kosten für die benötigte Hardware und die entsprechende Dokumentationssoftware, die wesentlich von der Zahl der benötigten Lizenzen abhängig ist sowie evtl. anfallende zusätzliche Personalkosten, rechtzeitig beim zuständigen Träger bzw. dem Kostenträger der Angebote beantragt wird.
